Sempozyumlar ve konferanslar akademisyenlerin ve söz konusu alana ilgili kişilerin birbirlerini dinledikleri ve birbirleri ile fikir alışverişi yaptıkları önemli ortamlardır. Her bilim insanı ya da adayı yılda en azından bir sempozyuma katılmayı kendisine ilke edinmelidir. Bu yazımızda sempozyumlara ve konferanslara başvuru sürecini inceleyeceğiz.
Sempozyumların ne zaman nerede yapılacağı genellikle en azından 1 yıl önce söz konusu sempozyumun ya da sempozyumu yürütecek olan kuruluşun web sitesinden duyurulur. Burada önemli bazı tarihler verilir. Sempozyuma katılım için bu tarihlere dikkat etmek şarttır. Bu tarihler şunlardır.
Bildiri gönderim tarihi: Sempozyuma sunucu olarak katılmak isteyenlerin bildirilerini sisteme yükleyecekleri son tarih.
Sonuç açıklanma tarihi: İncelenen bildirilerin kabul ya da ret sonuçlarının açıklanacağı tarih
Erken Kayıt Tarihi: Bu tarihe kadar kayıt olan sunucular ve dinleyiciler daha az bir kayıt ücreti öderler. Bazı sempozyumlar yazarların mutlaka erken kayıt zamanında kaydolmasını şart koşmaktadır.
Kayıt Tarihi: Sempozyuma dinleyici ya da sunucu olarak katılmak isteyenlerin kayıt yaptırabilecekleri son tarihtir.
Sempozyum tarihi: Sempozyumun yapılacağı tarihtir.
Bu tarihler sempozyumdan sempozyuma değişebilmektedir fakat genelikle sempozyumdan 5-6 ay öncesine kadar bildiriler kabul edilir. Sempozyuma 4 ay kala vs. sunum için kabul edilenler açıklanır. Sempozyuma 2 ay kala ise erken kayıt tarihi biter. Fakat bahsettiğimiz gibi bu tarihler değişkendir.
Bir kişi eğer sempozyuma sunucu olarak gitmek istiyorsa mutlaka bildiri gönderim tarihine kadar bildirisini sisteme yüklemeli ve kabul almalıdır. Kabul olduktan sonra da sunucu olarak kayıt ücretini ödeyip kaydolmalıdır Özellikle prestijli sempozyumlarda sunucu olarak kabul edilmek zordur, gerçekten kaliteli ve özgün bir içerik hazırlamış olmak gerekir. Sempozyuma dinleyici olarak katılmak isteyenlerin ise kayıt tarihlerinde dinleyici kayıt ücretini ödeyerek sempozyuma kaydolmaları yeterlidir.
Kayıt ücretleri de sempozyumdan sempozyuma değişkenlik gösterir. Fakat, uluslararası sempozyumlar için ortalama $300 - $500 arası ulusal sempozyumlar içinse 1500 - 3000 TL arası olduğu söylenebilir. Bir sempozyuma gidecek olan kişinin bu ücretleri de önceden öğrenmesinde yarar vardır.
Sempozyum kaydını öncesinden yaptırmış olan kişi sempozyum günü ilk gittiğinde kayıt masasına uğrar ve kimliğini/pasaportunu göstererek çantasını alır. Çantanın içerisinde genellikle kalem, not defteri, sempozyum programının olduğu kitapçık ve tanıtım broşürleri ile ilgili kişinin isminin yer aldığı sempozyum giriş kartı olur. Daha sonraki günlerde direkt olarak o kartı göstererek sempozyuma giriş yapılır. Sempozyumlar genellikle en az 3 gün en çok da 7 gün sürer. Sempozyuma gelen insanlar bu sunumlardan ilgisini çekenlere katılır ve dinler, bütün oturumlara katılma zorunluluğu yoktur. Ayrıca pek çok sempozyumda aynı saatte paralel oturumlar olur ve insanlar bu paralel oturumlardan çalışma alanına en yakın olana katılırlar.
Sempozyum çantasının içerisinde ayrıca katılım belgesi ve özetler kitabı vardır. Özetler kitabında sempozyumda sunulan tüm çalışmaların özetleri yer alır. Katılımcılar bu kitabı saklar ve yükselme/atama dönemlerinde kanıt olarak kullanırlar. Sempozyumun ilk günü açılış partisi son günü ise kapanış yemeği/partisi vs. olabilir. Bu etkinliklerde de katılımcılar birbirleri ile tanışma ve sohbet etme fırsatı bulurlar. Sempozyumların bir diğer avantajı da her bir sempozyumda genellikle farklı bir ülkeye ya da şehre gidileceği için farklı kültürleri tanıma imkanının bulunmasıdır.
